Skrevet af

Det følger af Datatilsynets ”Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold”, at man som arbejdsgiver som udgangspunkt ikke har brug for at opbevare oplysninger om ansøgere, som ikke er blevet ansat. Dette skyldes de almindelige principper for behandling af personoplysninger, som den dataansvarlige til hver en tid skal overholde ved behandling af personoplysninger, herunder især princippet om opbevaringsbegrænsning.

Datatilsynet anerkender dog samtidig, at der kan være situationer, hvor arbejdsgiveren er nødsaget til at kunne dokumentere et rekrutteringsforløb, og at arbejdsgiveren kan have en berettiget interesse i at kunne kalde en ansøger til samtale i forbindelse med en senere ansøgningsrunde. Det har tidligere været antaget på baggrund af en afgørelse fra Datatilsynet fra 2020, som vi har skrevet om her, at oplysninger om ansøgere i hvert fald som udgangspunkt kunne opbevares i op til 6 måneder efter ansøgningsrunden.

På baggrund af to nye afgørelser har Datatilsynet for nylig offentliggjort en ny side med spørgsmål og svar vedrørende opbevaring af personoplysninger i forbindelse med rekruttering, og nu fremgår det klart, at Datatilsynets holdning er, at disse oplysninger efter omstændighederne vil kunne opbevares i op til 3 år efter endt rekrutteringsforløb svarende til den almindelige forældelsesfrist i henhold til forældelsesloven.

Nye afgørelser
Datatilsynet har afsluttet to planlagte skriftlige tilsyn, som begge omhandlede behandling af oplysninger om ansøgere, der ikke var blevet tilbudt en stilling efter endt rekrutteringsforløb.

Tilsynene fokuserede på de dataansvarliges opbevaring og sletning af personoplysninger om ansøgere – efter endt rekrutteringsforløb – indsamlet i forbindelse med rekruttering til ansættelse, hvor ansøgeren ikke er blevet ansat, og de dataansvarliges behandlingsgrundlag for fortsat at behandle oplysninger om ansøgere, der ikke var blevet tilbudt en stilling.

Begge dataansvarlige behandlede oplysninger om ansøgere, der ikke var blevet tilbudt en stilling, efter endt rekrutteringsforløb med det formål at dokumentere rekrutteringsforløbet, eventuelt i forbindelse med indsigelser om diskrimination eller lignende.

I relation til opbevaringsperioden opbevarede den ene dataansvarlige oplysningerne i helt op til 24 måneder, hvorefter de blev slettet, mens den anden dataansvarlige kun opbevarede dem i op til 6 måneder efter påbegyndt rekrutteringsforløb. Datatilsynet fandt i begge tilfælde, at opbevaringen af personoplysningerne var forenelig med databeskyttelsesforordningen.

Den ene dataansvarlige behandlede endvidere oplysningerne med henblik på eventuelt at kunne tilbyde de afviste ansøgere en stilling senere hen. Dette skete på baggrund af et samtykke. Det fandt Datatilsynet heller ikke grundlag for at kritisere.

Nye spørgsmål og svar
Datatilsynet har på baggrund af de nye afgørelser offentliggjort en ny side med spørgsmål og svar vedrørende behandling af ansøgeres personoplysninger efter endt rekrutteringsforløb.

Det fremgår heraf, at Datatilsynet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til 3 år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling. Hvis man som dataansvarlig opbevarer personoplysningerne i mere end 3 år, skal der være helt særlige grunde hertil. Opbevaringsperioden på 3 år er i overensstemmelse med den almindelige forældelsesfrist efter forældelsesloven.

Det må på baggrund af de to afgørelser antages, at opbevaringsperioden på op til 3 år angår muligheden for at dokumentere rekrutteringsforløbet, eventuelt i forbindelse med indsigelser om diskrimination eller lignende. Hvis formålet med behandlingen derimod er at have mulighed for at indkalde ansøgerne i tilfælde af en ny relevant stilling, er det ikke på samme måde givet, at Datatilsynet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til 3 år.

Norrbom Vinding bemærker

• at ansøgeres personoplysninger efter endt rekrutteringsforløb efter omstændighederne vil kunne opbevares i op til 3 år for at overholde en retlig forpligtelse, eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og
• at behandlingsgrundlaget er samtykke, hvis formålet med den fortsatte opbevaring af personoplysninger er at kunne tilbyde en mulig stilling senere hen.

Indholdet i ovenstående nyhedstekst er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning.