Referenceregister – ingen bemærkninger

Datatilsynet har vurderet, at der ikke var anledning til at rejse en tilsynssag over for en kommune på baggrund af etablering af et referenceregister. 

Skrevet af

En kommune planlagde at etablere et referenceregister. I forlængelse af, at der i medierne var sat spørgsmålstegn ved lovligheden af etableringen af et sådant referenceregister, anmodede Datatilsynet kommunen om at besvare en række spørgsmål om det påtænkte referenceregister.

I besvarelsen til Datatilsynet oplyste kommunen bl.a., at referenceregistret alene ville blive oprettet og anvendt inden for den samme forvaltning i kommunen og dermed ikke på tværs af forvaltningsgrene eller juridiske enheder, og at der dermed alene var tale om en intern deling af personoplysninger, som allerede blev behandlet inden for den pågældende forvaltning.

Videre oplyste kommunen, at alene visse personer, der væsentligt havde misligholdt et ansættelsesforhold i den specifikke forvaltning navnlig i forhold til borgerrelaterede forhold, ville blive registreret i referenceregistret.

Registrering ville ske på baggrund af en konkret vurdering, som den afskedigende leder og HR ville foretage i forbindelse med bortvisningen af en medarbejder. I denne vurdering ville det indgå, om det forhold, der lå til grund for bortvisningen, måtte forventes at kunne få betydning for den samlede vurdering af, om medarbejderen skulle tilbydes genansættelse ved eventuel genansøgning, og heri ville særligt hensynet til borgere og risikoen for gentagelsestilfælde blive tillagt betydning.

Kommunen oplyste endvidere, at alene ledere og chefer inden for den specifikke forvaltning i kommunen ville have adgang til at foretage opslag i referenceregistret, og at referenceregistret alene ville indeholde oplysninger om, hvorvidt ansøgeren var registreret, hvilket ville kunne undersøges ved at søge på personens CPR nr. i registret. Herefter ville lederen blive henvist til at kontakte HR.

Endelig oplyste kommunen, at oplysningerne i referenceregistret som udgangspunkt ville blive slettet efter 5 år.

Datatilsynet vurderede på baggrund af kommunens redegørelse, at der ikke var grundlag for at rejse en tilsynssag.

Norrbom Vinding bistod kommunen med etableringen af referenceregisteret.

Norrbom Vinding bemærker

  • at det med udtalelsen på det generelle plan er bekræftet, at der inden for GDPR kan etableres referenceregistrer – også i det offentlige, men
  • at en arbejdsgiver, som ønsker at etablere et referenceregister, altid skal sørge for at afgrænse indholdet, brugen og det tekniske setup af registreret inden for rammerne af GDPR og andre relevante regelsæt, og
  • at Norrbom Vinding i den forbindelse oplever interesse også fra andre offentlige myndigheder for rådgivning om rammerne for etablering af referenceregistre. Har man spørgsmål om dette, kan advokat Søren Skjerbek kontaktes.

Indholdet i ovenstående nyhedstekst er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning.