20.04.2023 | Databeskyttelse

Skrevet af

Rasmus Linding
Partner

Ny vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold

Datatilsynet har offentliggjort en revideret udgave af vejledningen om databeskyttelse i ansættelsesforhold

Datatilsynet har revideret vejledningen om databeskyttelse i ansættelsesforhold bl.a. på baggrund af Justitsministeriets erfaringsindsamling og Datatilsynets seneste praksis. I det følgende beskrives nogle af de nye ændringer og præciseringer.

Samtykke som behandlingsgrundlag
Som noget nyt fremgår det af den reviderede vejledning, at samtykke i ansættelsesforhold sjældent vil opfylde gyldighedsbetingelsen om at være afgivet frivilligt på grund af det ulige forhold, der typisk består mellem arbejdsgiver og den ansatte. Selv om det ikke er udelukket, at behandlingen af personoplysninger i ansættelsesforhold kan finde sted på baggrund af den ansattes samtykke, skal arbejdsgiver være opmærksom på, om samtykke er en passende behandlingshjemmel – dette gælder også i forhold til rekrutteringsprocessen.

Referencer
I vejledningen er der som noget nyt redegjort for, hvornår databeskyttelsesreglerne finder anvendelse i forbindelse med udvekslingen af referenceoplysninger. Elektronisk udveksling af referenceoplysninger vil uden videre være omfattet af reglerne, mens mundtlig udveksling af referenceoplysninger som udgangspunkt alene vil være omfattet, hvis oplysningerne er eller vil blive registreret elektronisk.

For så vidt angår indhentelse af referenceoplysninger betyder det, at databeskyttelsesreglerne finder anvendelse, hvis oplysningerne registreres elektronisk – eller hvis oplysningerne er bestemt til at blive registreret elektronisk, og for så vidt angår mundtlig videregivelse af referenceoplysninger – at databeskyttelsesreglerne også finder anvendelse, hvis det, der videregives, har en nær sammenhæng med oplysninger, der er registreret på personalesagen.

Som nævnt ovenfor vil samtykke ikke længere – i hvert fald som udgangspunkt – kunne danne grundlag for hverken indhentelse eller videregivelse af referenceoplysninger.

Ved indhentelse af referenceoplysninger vil grundlaget i stedet skulle findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om myndighedsudøvelse for offentlige arbejdsgivere eller ”interesseafvejningsreglen” i artikel 6, stk. 1, litra f, for private arbejdsgivere. Behandlingsgrundlaget for videregivelse af referenceoplysninger vil efter en konkret vurdering være ”interesseafvejningsreglen” for både offentlige og private arbejdsgivere.

Som noget nyt fremgår det desuden af den reviderede vejledning, at følsomme oplysninger – som udgangspunkt – ikke længere kan videregives ved udveksling af referencer.

Det anføres derudover i vejledningen, at den ansættende arbejdsgiver – for at sikre forudsigelighed og gennemsigtighed – bør informere ansøgere om, at der vil blive indhentet referencer, fra hvem og hvornår, samt sikre, at ansøgeren er indforstået med dette. Den arbejdsgiver, som videregiver referencen, kan som udgangspunkt lægge til grund, at ansøgeren er indforstået med indhentelse af referencen.

Straffeattester
Arbejdsgivers adgang til at indhente straffe- og børneattester er detaljeret beskrevet i den reviderede vejledning. Det præciseres bl.a., at det ikke vil være i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler at indhente straffeattester om ansøgere standardmæssigt, idet det beror på en konkret vurdering i den enkelte ansættelsessituation eller i forbindelse med ansættelse i en nærmere bestemt stillingskategori, om indhentelsen vil være saglig og proportional.

Endvidere præciseres det, at rekrutteringsforløbet skal være så fremskredent, at den pågældende ansøger er i betragtning til stillingen.

Det anføres derudover, at en arbejdsgiver løbende kan indhente straffeattester om ansatte. Her gælder i det væsentligste den samme adgang som ved indhentelse af straffeattester om ansøgere. Arbejdsgiver kan dog altid indhente en straffe- eller børneattest, hvis lovgivningen kræver det.

Medarbejderfotos mv.
I den reviderede vejledning fremgår det, at medarbejderfotos vil kunne offentliggøres med hjemmel i interesseafvejningsreglen i artikel 6, stk. 1, litra e (for offentlige arbejdsgivere), eller artikel 6, stk. 1, litra f (for private arbejdsgivere), når det er nødvendigt af hensyn til stillingen eller de arbejdsfunktioner, som den ansatte skal varetage.

I andre tilfælde skal arbejdsgiver sikre sig, at den ansatte – i form af samtykke – er indforstået med, at der offentliggøres billeder eller videoer med den pågældende. Hvis der er tale om videoer, der er omkostningstunge at producere, som fx markedsføringsvideoer, vil arbejdsgiver dog ikke kunne basere behandlingerne af personoplysninger på samtykke.

Oplysninger om den ansattes navn, arbejdsområder, kontaktoplysninger og produkter med fagligt indhold, fx webinarer, kan arbejdsgiver dog uden videre offentliggøre med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra e eller f.

Norrbom Vinding bemærker

  • at arbejdsgivere med fordel kan gennemgå arbejdspladsens databeskyttelsespolitikker mv. med henblik på at sikre, at indholdet, heriblandt behandlingsgrundlagene, er i overensstemmelse med Datatilsynets reviderede vejledning.

Indholdet i ovenstående nyhedstekst er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning.