Skrevet af

Dataansvarlige skal ifølge databeskyttelsesforordningen give registrerede indsigt i alle personoplysninger, som den dataansvarlige behandler om vedkommende, hvis den registrerede anmoder om det. Hvis en indsigtsanmodning er overdreven, kan den dataansvarlige dog afslå at imødekomme anmodningen (eller opkræve et rimeligt gebyr).

Datatilsynet skulle i denne sag tage stilling til, om en kommunes delvise afslag på en indsigtsanmodning med henvisning til, at anmodningen var overdreven, var lovlig. Den tidligere medarbejder anmodede om at få indsigt i al kommunikation gennem kommunens kommunikationsmidler, hvori vedkommende var omtalt, alle oplysninger vedrørende vedkommende i kommunen samt aktindsigt i sin aktindsigt.

Kommunen udleverede de oplysninger, som var omfattet af offentligheds- og forvaltningslovens regler, men afslog at udlevere al kommunikation fra og til den tidligere medarbejder i løbet af dennes ansættelse, idet kommunen anså denne forespørgsel for at være overdreven. Kommunen vejledte den tidligere medarbejder i et forsøg på at få vedkommende til at præcisere anmodningen, fx til al kommunikation fra 2020. Medarbejderen svarede aldrig, men klagede i stedet til Datatilsynet over det delvise afslag.

Anmodningen var overdreven
Indledningsvis bemærkede Datatilsynet, at udgangspunktet i databeskyttelsesforordningen er, at registrerede har ret til at få adgang til de personoplysninger, en dataansvarlig behandler om dem, men at denne ret dog ikke er absolut.

Derudover fastslog Datatilsynet, at det er tilsynets opfattelse, at en dataansvarlig vil kunne afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater, mails mv., som vedkommende – som led i sin opgavevaretagelse – har underskrevet, modtaget eller sendt i løbet af sin ansættelse, med henvisning til, at en sådan anmodning er overdreven.

Dette skyldes, at selvom sådan kommunikation kan indeholde personoplysninger, typisk oplysningen om, at den registrerede har underskrevet et dokument, afsendt en mail e.l., er der først og fremmest tale om en beskrivelse af en funktion og ikke som sådan oplysninger om den registrerede.

Datatilsynet understregede dog også, at sådanne dokumenter eller anden kommunikation sendt til eller fra en medarbejder eller tidligere medarbejder kan indeholde andre personoplysninger om vedkommende, som vedkommende kan have ret til indsigt i. Det kan eksempelvis være en beskrivelse af handlinger eller valg, som den registrerede har foretaget under sin ansættelse. Arbejdsgivere må derfor altid foretage en konkret vurdering, inden en indsigtsanmodning afvises som overdreven.

Under henvisning hertil, samt bl.a. fordi der var tale om en meget stor mængde dokumenter og kommunikation fra flere år, fandt Datatilsynet ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens vurdering af, at den tidligere medarbejders anmodning kunne afvises.

Norrbom Vinding bemærker

• at Datatilsynets afgørelse illustrerer en af grænserne for medarbejderes og tidligere medarbejderes ret til indsigt i personoplysninger behandlet af arbejdsgiver,
• at Datatilsynet endnu en gang fremhæver udgangspunktet om, at medarbejdere og tidligere medarbejdere ikke har ret til indsigt i al kommunikation modtaget og afsendt under ansættelsen, men
• at afgørelsen ikke giver en rettesnor for, hvilke skridt arbejdsgivere bør tage for at sikre sig, at de på tilstrækkelig vis har foretaget den konkrete vurdering, som Datatilsynet bemærker er nødvendig, fordi arbejdsmails o.l. i visse tilfælde kan indeholde personoplysninger, som medarbejderen har ret til indsigt i.

Indholdet i ovenstående nyhedstekst er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning.