Hvad er en whistleblowerordning?

En whistleblowerordning er en indberetningskanal, som giver personer (”whistleblowere”) mulighed for at indberette om kritiske forhold, fx uregelmæssigheder eller retsstridige forhold. En whistleblowerordning drives i henhold til betryggende procedurer, der bl.a. sikrer fortrolighed – både i forhold til den indberettende persons identitet og de eventuelt berørte.

For arbejdsgivere kan whistleblowerordninger på den måde være et brugbart redskab til at opdage og – i behørig tid – reagere på forhold, der kan være af kritisk betydning for arbejdsgiverens virke og renommé.

Hvem skal have en whistleblowerordning?

I medfør af whistleblowerloven er alle offentlige arbejdsgivere og private arbejdsgivere med over 249 medarbejdere ansat allerede nu forpligtede til at etablere en whistleblowerordning, hvor medarbejdere (og eventuelt også andre) kan indberette om overtrædelser af EU-retten og andre alvorlige lovovertrædelser og alvorlige forhold i øvrigt.

Inden den 17. december 2023 skal private arbejdsgivere med 50-249 ansatte tilsvarende have etableret en whistleblowerordning.

Det kan være ressource- og tidskrævende for en arbejdsgiver selv at skulle etablere, håndtere og opretholde den nødvendige viden og de relevante kompetencer for at drive og vedligeholde en whistleblowerordning. Selvom whistleblowerordninger kan håndteres internt, foretrækker mange arbejdsgivere derfor, at ordningen varetages eksternt, som fx af et advokatfirma. At få ordningen varetaget eksternt har derudover den fordel, at det understøtter ordningens upartiskhed.

Norrbom Vindings erfaring

Hos Norrbom Vinding har vi mange års erfaring med administration af whistleblowerordninger og rådgivning af arbejdsgivere inden for alle aspekter af relevans for whistleblowerordninger, heriblandt databeskyttelse.

Vi administrerer allerede whistleblowerordninger for over 100.000 medarbejdere på vegne af en lang række klienter – private såvel som offentlige. Derudover har vi i over 20 år tilrettelagt og gennemført et utal af undersøgelsesforløb, ligesom vi har bistået klienter i et omfattende antal sager om uregelmæssigheder og/eller retsstridige forhold.

Vi har derfor den viden og erfaring, det kræver, for at håndtere de krav, der stilles til en whistleblowerordning – både i relation til det sikkerhedsmæssige og det tekniske og i relation til de særlige forhold, der gør sig gældende, når en indberetning skal håndteres, herunder hvis en eller flere indberetninger giver anledning til, at der skal iværksættes et reelt undersøgelsesforløb.

Hvad tilbyder vi?

Vi tilbyder en samlet ”pakkeløsning”, hvor vi tager os af såvel etableringen som den løbende drift af klienters whistleblowerordninger. Med en whistleblowerordning drevet af Norrbom Vinding sikres:

• compliance i forhold til de krav, der stilles i medfør af whistleblowerloven, de databeskyttelsesretlige regler mv.
• etablering af en gennemtestet og brugervenlig indberetningsportal med høj IT-sikkerhed
• tilvejebringelse af de nødvendige politikker, herunder whistleblowerpolitik og procesbeskrivelse
• betryggende onboarding af de relevante kontaktpersoner hos klienten samt løbende mulighed for deltagelse i relevante webinars etc.
• effektiv håndtering af indkomne indberetninger
• adgang til løbende sparring og rådgivning fra Norrbom Vindings whistleblowerteam

Og endelig tilbyder vi en prisstruktur, der både er gennemsigtig og konkurrencedygtig.

Etablering af ordningen

Med vores setup er det nemt at få etableret en whistleblowerordning. Første step er at tage kontakt til os – og derefter står vi for den videre etablering af whistleblowerportalen, der forløber som følger:

Ud over at tilbyde vores standard setup bistår vi selvfølgelig også gerne med at foretage særlige tilpasninger, hvis der er behov for en skræddersyet whistleblowerordning. Konkret tilbyder vi som led i vores ordninger bl.a. følgende muligheder:

• tilpasning i forhold til, hvem der skal kunne indberette til ordningen
• tilpasning af indberetningsmodulet
• tilpasning af whistleblowerpolitik
• modtagelse af anonyme indberetninger
• tovejskommunikation med indberetteren, herunder også anonym kommunikation
• indberetningsplatform på flere sprog

Hvordan administreres ordningen?

Indkomne indberetninger bliver håndteret i henhold til procesbeskrivelsen og forløber som udgangspunkt i følgende tre faser:

Norrbom Vinding sørger under hele forløbet for, at de lovbestemte frister overholdes, herunder fristen på 7 dage for bekræftelse af modtagelsen af indberetningen og fristen for feedback på 3 måneder fra bekræftelsen af indberetningen.

• Screening: Norrbom Vinding screener indberetningen og foretager en vurdering af, hvorvidt indberetningen falder inden eller uden for den pågældende ordnings anvendelsesområde, hvilket den relevante enhed/kontaktperson hos arbejdsgiveren modtager en orientering om
• Opfølgning: Hvis indberetningen vurderes at falde inden for ordningens anvendelsesområde, beslutter og udfører kontaktpersonerne hos arbejdsgiveren de eventuelle opfølgende skridt, der skal foretages i relation til indberetningen
• Feedback: Kontaktpersonerne hos arbejdsgiveren udarbejder feedback til indberetteren, som Norrbom Vinding uploader inden for den lovbestemte frist på 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen

I det omfang der er behov for sparring eller rådgivning i forbindelse med de opfølgende skridt, som indberetningen giver anledning til, er der til hver en tid mulighed for at søge sparring og rådgivning hos Norrbom Vindings whistleblowerteam.

Norrbom Vindings whistleblowerteam

Hvis du ønsker at høre mere om Norrbom Vindings whistleblowerordninger eller i øvrigt har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte en af de advokater eller advokatfuldmægtige, der indgår i teamet:

Partner og advokat Elsebeth Aaes-Jørgensen, partner og advokat Søren Skjerbek, senioradvokat Ditte Damsgaard, advokat Sophia Lykke Möglich, advokat Elisabeth Krusegård Nielsen, advokatfuldmægtig Selma Carøe, advokatfuldmægtig Karoline Stisen og advokatfuldmægtig Malene Langermann-Nielsen.