Rekruttering til punkt og prikke

Datatilsynet har for nylig offentliggjort en afgørelse på baggrund af et skriftligt tilsyn med Carlsberg Danmark A/S, som havde fokus på indsamling, opbevaring og sletning af personoplysninger om ansøgere.

NVI_Portrætter_done_040_web.jpg

Det følger af Datatilsynets ”Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold”, at man som arbejdsgiver som udgangspunkt ikke har brug for at opbevare oplysninger om ansøgere, som ikke er blevet ansat.

Datatilsynet anerkender dog, at der kan være situationer, hvor arbejdsgiveren er nødsaget til at kunne dokumentere et rekrutteringsforløb. Men hvornår har arbejdsgiver et reelt behov herfor? Og hvornår kan man bruge samtykke? Det var temaet for et tilsyn med Carlsberg Danmark A/S.

Sikring af dokumentation for korrekt rekrutteringsforløb
I forbindelse med tilsynet oplyste Carlsberg, at virksomheden opbevarer oplysninger om ansøgere for at ”sikre dokumentation for korrekt rekrutteringsforløb”. På den måde kan Carlsberg dokumentere, hvordan udvælgelsen er foregået, hvis en fravalgt ansøger klager over rekrutteringsforløbet eller fremsætter et krav mod virksomheden baseret på eksempelvis diskriminationslovgivningen.

Oplysningerne er alle i kategorien ”almindelige oplysninger” og bliver opbevaret i op til 6 måneder efter afslutningen af rekrutteringsforløbet.

Datatilsynet fandt, at Carlsbergs behandling af disse oplysninger (og til de af Carlsberg beskrevne formål) som udgangspunkt var saglig og således i overensstemmelse med interesseafvejningsreglen i GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra f.

Videre udtalte Datatilsynet, at man som arbejdsgiver dog altid bør overveje, om der er et reelt behov for at opbevare disse oplysninger, samt at der kan være regler i særlovgivningen af betydning for opbevaringsperioden.

Fremtidige jobmuligheder
Carlsberg oplyste under tilsynet endvidere, at virksomheden opbevarer oplysninger om ansøgere med henblik på at oplyse om fremtidige muligheder for at blive ansat. Disse oplysninger behandles på baggrund af ansøgerens samtykke og bliver ligeledes opbevaret i 6 måneder.

Datatilsynet fandt – særligt på baggrund af den af Carlsberg fremsendte samtykketekst – ikke anledning til at udtale kritik af Carlsbergs behandling (herunder anvendelse af samtykke som behandlingsgrundlag samt opbevaringsperioden på 6 måneder) af personoplysninger om ansøgere med henblik på oplysning om fremtidige jobmuligheder. Carlsberg havde under tilsynet oplyst, at virksomheden var i gang med at opdatere proceduren for indhentelse af samtykke, hvilket Datatilsynet noterede sig.

Norrbom Vinding bemærker

  • at Datatilsynets afgørelse bekræfter – i overensstemmelse med Datatilsynets ”Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold” – at private arbejdsgivere kan behandle oplysninger om ansøgere med hjemmel i interesseafvejningsreglen eller (i mere begrænset omfang) ved indhentelse af (gyldigt) samtykke, og
  • at Datatilsynets afgørelse bekræfter (hvad der også var gældende før ikrafttrædelsen af GDPR), at opbevaring af oplysninger om ansøgere i rekrutteringsprocessen som udgangspunkt kan opbevares i 6 måneder.

Indholdet i ovenstående nyhedstekst er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning.

Mere om emnet