Databeskyttelses­politik

Indledning

Hos Norrbom Vinding sørger vi for at beskytte de personoplysninger, vi ligger inde med. I det følgende oplyser vi nærmere om, hvordan vi generelt behandler personoplysninger.

Uanset i hvilken sammenhæng Norrbom Vinding behandler personoplysninger, ønsker vi at sikre, at vi er i besiddelse af korrekte og fyldestgørende informationer.

Dataansvar

Norrbom Vinding er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og vi har dermed ansvaret for, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen, jf. dog punkt 2.2 om administration af whistleblowerordninger.

Når Norrbom Vinding bistår klienter med varetagelse af whistleblowerordninger, opfatter vi i udgangspunktet os selv som databehandlere. Der er i den forbindelse indgået databehandleraftaler mellem Norrbom Vinding og vores klienter herom.

Norrbom Vindings kontaktoplysninger er:

Norrbom Vinding
Dampfærgevej 26
2100 København Ø
CVR-nummer: 20 49 14 77
Telefon: +45 35 25 39 40
Mail: info@norrbomvinding.com

Formålene med og retsgrundlagene for behandlingen af personoplysninger

Når vi varetager advokathvervet
Det overordnede formål med Norrbom Vindings behandling af personoplysninger er, at vi skal være i stand til at levere vores kerneydelse – juridisk rådgivning – til vores klienter.

De kategorier af personoplysninger, der behandles, er som udgangspunkt: Identifikationsoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og mail, oplysninger vedrørende ansættelsesforhold til brug for rådgivningen, herunder stilling og tjenestested, lønforhold, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, uddannelse, sygefravær og ansættelsesretlige sanktioner samt øvrige oplysninger fra personalesagen og oplysninger i øvrigt relateret til ansættelsesforholdet, der har relevans for Norrbom Vindings juridiske rådgivning af vores klienter. Hvis det er nødvendigt for rådgivningen, kan der også behandles personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbredsoplysninger, herunder genetisk data og biometrisk data med henblik på identifikation, seksuelle forhold eller seksuel orientering, strafbare forhold og personnummer.

Behandlingen af personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og vores legitime interesse er i den forbindelse, at vi skal være i stand til at levere den juridiske bistand, som vores klienter beder om.

I det omfang vi i forbindelse med varetagelsen af advokathvervet behandler følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, vil retsgrundlaget være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, idet behandlingen er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, vil dette ligeledes ske i forbindelse med varetagelsen af advokathvervet, og retsgrundlaget herfor vil være databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5.

Hvis vi behandler oplysninger om personnummer, vil retsgrundlaget herfor være databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Personoplysningerne stammer som udgangspunkt fra vores klienter, den enkelte selv, fra modparters eventuelle repræsentanter eller i nogle tilfælde fra offentligt tilgængelige kilder.

Ansøgere til stillinger
Formålet med behandling af personoplysninger om ansøgere er at besætte ledige stillinger hos Norrbom Vinding.

De kategorier af personoplysninger, der behandles, er som udgangspunkt: Identifikationsoplysninger, herunder navn, telefonnummer og mail, ansøgning, CV, eventuelle referencer der vedlægges, karakterudskrifter og øvrige bilag, der vedlægges ansøgningen, oplysninger om uddannelse, faglige kvalifikationer og lønforhold. Der behandles som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, medmindre ansøgeren af egen drift giver sådanne oplysninger i forbindelse med ansøgningsprocessen. Hvis en ansøger kommer i betragtning til en stilling, anmoder vi i relevant omfang om en straffeattest.

Behandlingen af personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse eller indgåelse af en kontrakt, eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f – interesseafvejningsreglen – og vores legitime interesse består i den forbindelse i at kunne behandle ansøgninger og gennemføre et potentielt rekrutteringsforløb. I det omfang der i et rekrutteringsforløb indgår test, herunder personlighedstest, eller hvis der ønskes referencer fra tidligere arbejdsgivere, vil dette ske på baggrund af et samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Hvis vi anmoder om en straffeattest, vil retsgrundlaget herfor være databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Personoplysningerne stammer som udgangspunkt fra ansøgeren selv.

Modtagere af nyhedsbrev samt deltagelse i vores arrangementer
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne give modtagere af nyhedsbreve og deltagere i arrangementer den information, de har bedt om og har brug for i den forbindelse.

De kategorier af personoplysninger, der behandles, er som udgangspunkt: Identifikationsoplysninger, herunder navn, titel, telefonnummer, mailadresse, arbejdsgiver, oplysninger om deltagelse i arrangementer og eventuelt udstedelse af kursusbevis.

Behandlingen af personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse eller indgåelse af en kontrakt, eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f – interesseafvejningsreglen – og vores legitime interesse består i den forbindelse i at kunne administrere vores nyhedsbrev og de arrangementer, vi afholder.

Personoplysningerne stammer som udgangspunkt fra den enkelte selv.

Besøgende på Norrbom Vindings hjemmeside
Formålet er at give en så god oplevelse som muligt ved besøg på Norrbom Vindings hjemmeside.

De kategorier af personoplysninger, der behandles, er som udgangspunkt: IP-adresse.

Den enkelte kan læse mere om brugen af cookies på Norrbom Vindings hjemmeside her.

I det omfang hjemlen for behandling af personoplysninger er et samtykke, kan dette samtykke altid tilbagekaldes. Personoplysninger, som kan behandles på andet grundlag end samtykke, kan Norrbom Vinding dog fortsat behandle.

Overladelse og videregivelse af oplysninger

Norrbom Vinding anvender databehandlere og leverandører, der udfører arbejde på vores vegne. Det gælder eksempelvis ved systemvedligeholdelse, backup og administration af mailkonti. Databehandlere og leverandører kan få adgang til de data, der er nødvendige for at løse opgaven, men vil være kontraktligt forpligtede til at behandle disse data fortroligt. For Norrbom Vindings databehandlere gælder, at der i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelseslovgivningen er indgået databehandleraftaler.

Når Norrbom Vinding yder juridisk rådgivning, er vi i henhold til de advokatetiske regler underlagt tavshedspligt. Uanset hvilken stilling den enkelte har, er alle medarbejdere hos Norrbom Vinding omfattet af denne tavshedspligt. Udgangspunktet er derfor, at vi hverken er berettigede eller forpligtede til at overlade eller videregive oplysninger – herunder personoplysninger, som vi får kendskab til i kraft af klientforholdet – til udenforstående. Norrbom Vinding kan dog videregive oplysninger til myndigheder eller domstole, modparter i sager og til klienter, hvis vi er forpligtede til det, eller som led i varetagelsen af opdraget for klienten.

Norrbom Vinding overfører som udgangspunkt ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS, og hvis vi gør, vil det ske på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b-g, eksempelvis til en domstol i et tredjeland.

Sikkerhed

For at sikre, at personoplysninger ikke kommer til udenforståendes kendskab, har Norrbom Vinding en række interne regelsæt om bl.a. håndtering af personoplysninger, it-sikkerhed og fortrolighed, som alle medvirker til at sikre, at vi efterlever databeskyttelseslovgivningen.

Vi har i vores sagsbehandling til stadighed fokus på, at de personoplysninger, vi ligger inde med, beskyttes bedst muligt.

For at undgå tab af data tager vi dagligt backup af de data, vi behandler i vores it-systemer – det gælder selvfølgelig også personoplysninger.

Hvis vi måtte komme ud for et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for, at personoplysninger kan være tilgået uvedkommende, vil vi underrette de berørte så hurtigt som muligt, sådan som databeskyttelseslovgivningen kræver det.

Hvis du bliver bekendt med, at der kan være sket et brud på datasikkerheden, eller at personoplysninger kan være kommet til udenforståendes kendskab – fx fordi du er it-leverandør til Norrbom Vinding, eller fordi du på anden måde bliver opmærksom herpå – vil vi sætte pris på, at du kontakter os hurtigst muligt. Du kan sende besked pr. mail til breach@norrbomvinding.com.

Opbevaring

Norrbom Vinding opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt. Og vi sørger i henhold til databeskyttelseslovgivningen for at slette de personoplysninger, det ikke længere er nødvendigt at opbevare.

Til eksempel kan nævnes, at oplysninger, der behandles som led i vores juridiske sagsbehandling og varetagelse af advokathvervet, som udgangspunkt ikke opbevares længere end en periode på 10 år efter afslutningen af den pågældende sag.

Personers rettigheder

Ret til at modtage en kopi af oplysninger (indsigtsret)
Den enkelte har ret til at få at vide, hvilke oplysninger Norrbom Vinding ligger inde med om vedkommende, ligesom den enkelte har ret til at se oplysningerne, alt i det omfang indsigtsretten ikke strider mod reglerne om advokaters tavshedspligt eller er omfattet af øvrige undtagelser i databeskyttelseslovgivningen.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Den enkelte har ret til at bede om, at Norrbom Vinding retter personoplysninger, hvis vedkommende mener, at oplysningerne fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. Og vi har pligt til at tage stilling til anmodningen.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har den enkelte ret til sletning, inden tidspunktet for den almindelige sletning indtræder.

Ret til begrænsning af behandling
Den enkelte har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. I givet fald må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Den enkelte har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Norrbom Vindings ellers lovlige behandling af den enkeltes personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Den enkelte har i visse tilfælde ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage personoplysninger om sig selv, som den enkelte har givet til Norrbom Vinding, og til at få transmitteret disse oplysninger fra Norrbom Vinding til en anden dataansvarlig uden hindringer.

Yderligere oplysninger

I det omfang der måtte være spørgsmål til ovenstående eller den enkeltes rettigheder i henhold til lovgivningen, står vi til rådighed. Vores kontaktoplysninger findes ovenfor under ”Dataansvar”.

Der findes mere information om databeskyttelseslovgivningen og den enkeltes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om personoplysninger behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Alle registrerede personer har mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.

Version

Denne databeskyttelsespolitik er senest revideret i august 2021.